Digitale Unterschriften über Signhost
Die Plattform Signhost unseres Kooperationspartners Entrust ermöglicht Unternehmen und Einzelpersonen, Dokumente sicher und rechtsgültig elektronisch zu unterzeichnen.
Somit lassen sich Arbeitsabläufe optimieren, indem sich bspw. Mietverträge von beiden Parteien digital signieren lassen.
Der Dokumentenzugang erfolgt dabei über per E-Mail versandte Hyperlinks.
- Dokumente können von mehreren Personen nacheinander oder parallel unterzeichnet werden.
- Nutzer können sich bspw. per SMS-TAN oder digitaler Unterschrift verifizieren
- Die Kommunikation ist verschlüsselt und erfüllt die DSGVO-Datenschutzstandards
👉 Sie sind aktiver Nutzer von estateOffice, estatePro oder Empro und interessiert an einem Signhost-Zugang? 🧑💻Nennen Sie uns Kontakt-Name und E-Mail-Adresse für den Kontoinhaber. 🔑Ihre Zugangsdaten erhalten Sie anschließend direkt von Entrust Signhost. |
Vorbereiten des Dokuments
Sie erstellen Ihr Vertragsdokument über den gewohnten Weg und finalisieren es bis zur Unterschrifts-Reife.
Eine PDF-Version des Dokuments wird auf das Portal von Signhost hochgeladen und mit Signaturfeldern versehen.
Dabei lassen sich mehrere Felder für verschiedene Unterzeichner hinzufügen.
Dabei lassen sich mehrere Felder für verschiedene Unterzeichner hinzufügen.
Erstellen einer neuen Transaktion
Im Portal von Signhost zeigt ein Dashboard den Überblick zu allen Transaktions-Prozessen sowie eine Liste der letzten Aktivitäten.
Über den Link in der Navigationsleiste "Neue Transaktion" bzw. über die blaue Schaltfläche rechts wird der Prozess gestartet:
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Vertragspartner ein und legen die Authentifikations-Methode fest:
Tragen Sie die E-Mail-Adresse von Vertragspartner 1 in das Feld ein:
Die Schaltfläche "Unterzeichner hinzufügen" öffnet den Eingabebereich für die E-Mail-Adresse von Vertragspartner 2:
Auf der folgenden Karte laden Sie Ihr Vertragsdokument als PDF-Datei hoch.
Aktivieren Sie die Checkbox "ausfüllbares Dokument" und klicken auf das Bleistift-Icon, um die Unterschrifts-Felder anzulegen:
Der Schalter "Dokumente versiegel" platziert ein Echtheits-Zertifikat auf die Titelseite des Dokuments.
Im Dialogfeld "Dokument vorbereiten" ziehen Sie per Drag&Drop die Signaturfelder an die entsprechenden Positionen.
Schließen Sie die Bearbeitung mit der Schaltfläche "Speichern & Weriter" ab.
Auf der dritten Karte geben Sie Betreff und Anschreiben-Text der E-Mail-Nachricht für die Vertragspartner ein:
Zum Abschluss der Transaktions-Erstellung klicken Sie in der Titel-Leiste oben rechts auf die Schaltfläche "Senden".
Unterzeichnung des Vermieters (Desktop)
Nach dem Abschluß der Transaktionsvorbereitung und dem Versand der Nachricht an die Vertragspartner, erhalten Beide die Aufforderung, das vorbereitete Dokument zu unterzeichnen. Abhängig von der gewählten Einstellung erfolgt die Unterzeichnung gleichzeitig oder aufeinander folgend.
Die Signierung durch den ersten Vertragspartner wird in diesem Beispiel auf einem Desktop-Computer gezeigt.
Die Information, dass ein Dokument zur Unterzeichnung vorliegt, erscheint im E-Mail-Posteingang des ersten Unterzeichners - hier der des Vermieters. Der Link in der E-Mail führt zum Vertragsdokument, welches im Browser des Unterzeichners aufgerufen wird:
Der Vertrag wird auf der Webseite von Signhost angezeigt. Er kann zur Prüfung durchblättert und gezoomt werden.
Ein Klick auf "Weiter" führt zur eigentlichen Unterzeichnung. Die Unterschrift kann im Browser eines Desktop-Computers per gedrückt gehaltener Maustaste oder auf Touch-Displays eines Tablets per Finger oder Stifteingabe erfolgen. Die Unterschrift läßt sich per Schaltfläche "Erneut unterzeichnen" wiederholen.
Die gelungene Unterschrift wird über die blaue Schaltfläche "Unterzeichnen" gesendet und der Abschluß des Vorgangs wird vom System bestätigt.
Unterzeichnung des Mietinteressenten (Smartphone)
Die Signierung durch den zweiten Vertragspartner wird in diesem Beispiel auf dem Touchscreen eines Smartphones erläutert.
Die Information, dass ein Dokument zur Unterzeichnung vorliegt, erscheint im E-Mail-Posteingang des zweiten Unterzeichners - hier beim Mietinteressent. Der Link in der E-Mail führt zum Vertragsdokument, welches im Browser des Unterzeichners aufgerufen wird:
Der Vertrag wird auf der Webseite von Signhost angezeigt. Er kann zur Prüfung durchblättert und gezoomt werden.
Die Unterschrift des ersten Vertragspartners ist bereits enthalten. Die Echtheit des Dokuments bzw. der Signatur wird durch das angzeigte Siegel am Seitenanfang bzw. über der Unterschrift garantiert.
Ein Klick auf "Weiter" führt zur eigentlichen Unterzeichnung. Die Unterschrift kann auf dem Touch-Displays eines Smartphones oder Tablets per Finger oder Stifteingabe erfolgen. Durch Drehen der Anzeige um 90 Grad wird das Eingabefeld vergrößert. Die Unterschrift kann per Schaltfläche "Erneut unterzeichnen" wiederholt werden.
Die gelungene Unterschrift wird über die blaue Schaltfläche "Unterzeichnen" gesendet und der Abschluß des Vorgangs wird bestätigt.
Ergebnis nach beidseitiger Unterzeichnung
Beide Vertragspartner werden per E-Mail informiert, sobald alle Unterschriften geleistet wurden.
Der Link aus der Bestätigungs-E-Mail öffnet die Webseite von Signhost, von welcher der beidseits unterzeichnete Vertrag herunter geladen werden kann.
PDF-Dokument im Foxit-Reader:
PDF-Dokument im Adobe Acrobat:
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