In Empro können E-Mails schnell und effizient mithilfe von E-Mail-Vorlagen versendet werden. Diese Vorlagen erleichtern die Kommunikation mit Interessenten, sorgen für einheitliche Inhalte und sparen wertvolle Zeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen anpassen und verwalten.
Vorteile der E-Mail-Vorlagen
Zeitersparnis: Wiederkehrende Inhalte müssen nicht manuell verfasst werden.
Konsistenz: Einheitliche Kommunikation im gesamten Team.
Personalisierung: Platzhalter ermöglichen die automatische Anpassung an Empfänger und Objektdaten.
Effizienz: Schneller Versand von Exposés und Zusatzinformationen.
E-Mail Angebot
Um eine Angebots-E-Mail-Vorlage zu bearbeiten, navigieren Sie zunächst in den Bereich Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.
Dort erhalten Sie eine Übersicht aller bestehenden Vorlagen. Im ersten Reiter finden Sie sämtliche E-Mail-Vorlagen, die für den Angebotsversand verwendet werden.
Durch Öffnen einer Vorlage können Sie direkt in die Bearbeitung einsteigen und den Text nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Falls gewünscht, lässt sich die Vorlage jederzeit über den Button "Vorlage zurücksetzen" oben rechts wieder auf den ursprünglichen Standardzustand zurücksetzen.
Allgemeine Vorlagen
Im Reiter "E-Mail" finden Sie Vorlagen für den allgemeinen E-Mail-Verkehr, wie etwa Terminbestätigungen oder Rückfragen. Die dort hinterlegten Standardvorlagen sind systemseitig vorgegeben und können nicht direkt bearbeitet werden.
Wenn Sie eine dieser Vorlagen anpassen möchten, klicken Sie auf den Drei-Punkte-Button ganz rechts neben der entsprechenden Vorlage. Dort haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie der Vorlage zu erstellen, die Sie anschließend nach Ihren Wünschen bearbeiten und speichern können.
Eigene Vorlagen anlegen
Sie haben außerdem die Möglichkeit, eigene E-Mail-Vorlagen anzulegen. Wechseln Sie dazu in den Reiter "E-Mail" und klicken Sie oben rechts auf den Button "Vorlage erstellen". Dort können Sie eine neue Vorlage ganz nach Ihren Anforderungen erstellen und für den zukünftigen Versand speichern.
Im geöffneten E-Mail-Vorlagen-Editor können Sie ganz oben über das Stiftsymbol einen Namen für die Vorlage vergeben. Im Feld "Betreff" hinterlegen Sie den gewünschten Betreff, der später in der versendeten E-Mail angezeigt wird.
Vorlagen löschen
Um eine eigene E-Mail-Vorlage in Empro zu löschen, öffnen Sie zunächst die entsprechende Vorlage aus dem Reiter E-Mail, indem Sie im Menü zu E-Mail-Vorlagen navigieren und auf die gewünschte Vorlage klicken. Diese wird anschließend im Editor geöffnet.
Oben rechts im Editor finden Sie den Button "Alle Aktionen". Wählen Sie dort den Eintrag "Vorlage löschen" aus. Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Um die Vorlage endgültig zu entfernen, klicken Sie auf "Vorlage löschen".
Wichtig: Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie die Vorlage wirklich nicht mehr benötigen.
Platzhalter
In Empro können Platzhalter verwendet werden, um dynamische Daten wie Informationen zu Objekten, Kontakten, Betreuern oder Unternehmen automatisch in Dokumente einzufügen. Sie ermöglichen eine einfache Personalisierung und unterstützen die Automatisierung von Inhalten.
Eine Übersicht der verfügbaren Platzhalter sowie deren genaue Anwendung finden Sie in einem separaten Artikel: Platzhalter für Dokumente.